Обновление витрин в торговом зале, проблемы с поставщиками, новое оборудование, нехватка персонала... И опять до автоматизации не дошли руки: пока компьютеризирована только бухгалтерия, да и то не полностью. Если вы руководите магазином, то наверняка эта ситуация вам знакома и подобные мысли приходят в голову. Возьмем на себя смелость сформулировать и ваше отношение к автоматизации своего магазина - дело это нужное, но дорогое и хлопотное, отнимающее много драгоценного времени. Подобная позиция во многом обусловлена существованием устойчивых стереотипов, сложившихся за последние десять лет. Попробуем объяснить причины их возникновения и развития, поспорить с их мнимой очевидностью и предложить некоторые способы решения возникающих в процессе автоматизации проблем.

Стереотип первый: "Автоматизация сложна"

Действительно, современные информационные технологии развиваются стремительно, все больше специализируясь и усложняясь. Сегодня на рынке программных систем, предназначенных для торговли, действуют десятки игроков, которые, если судить по рекламным буклетам, предлагают продукты с примерно одинаковыми характеристиками. Характеристики звучат сложно и пугающе - целостность данных, масштабируемость, интегрированность, комплексность решения и т.п. От непонимания у вас резко портится настроение и пропадает желание что-либо выбирать. Еще одна причина падения настроения кроется в отсутствии специалиста, который бы мог не только сам разобраться в том, чем отличаются рекламируемые программы по существу, но и понятно вам объяснить.

А ситуация, на самом деле, разрешима, и вы можете обратиться за помощью:

• во-первых, к публикациям в специализированных торговых и бухгалтерских изданиях;
• во-вторых, в консультационные центры, задача которых - помочь вам сформулировать потребности и разъяснить непонятные термины;
• в-третьих, к фирмам-разработчикам, обладающим многолетним опытом работы на рынке автоматизации торговых предприятий и стремящимся ясно и доходчиво поделиться им с потенциальным клиентом.

Стереотип второй: "Автоматизация требует много времени"

С вашей точки зрения, на предварительную проработку проекта придется потратить много времени. Пока проведем совещания и выработаем свои требования к программе (что она должна уметь делать и как), посмотрим, что стоит у коллег, посетим специализированные выставки, объедем все фирмы, предлагающие сходные программные продукты и сравним между собой, там и полгода-год пройдет. А что касается осуществления проекта, то и подумать страшно. Да и чужой опыт подтверждает ваши опасения - многие магазины автоматизируются по многу лет и конца этому не предвидится.
Как ускорить процесс автоматизации?

• Во-первых, стоит потратить больше времени на формулирование потребностей и выбор программы - это сэкономит вам и время и деньги. Ведь если выбор сделан неверно, значит, через два-три года вы будете проходить все это заново.
• Во-вторых, имеет смысл поискать готовую к внедрению и одновременно развиваемую систему. Тогда сроки можно существенно сократить за счет поэтапного ввода в эксплуатацию, получая отдачу от внедрения почти сразу.
• В-третьих, следует убедиться в наличии у поставщика решения продуманной технологии проектирования и внедрения. Иначе кочек на этой дороге может оказаться значительно больше, чем вы ожидали.

Стереотип третий: "Автоматизация дорого стоит"

Видя в прайс-листах многих поставщиков программ приличные суммы, волей неволей задаешься вопросом о том, что же за эти деньги получишь, и окупятся ли сделанные инвестиции. Большими деньгами никто рисковать не хочет. Наверное, именно поэтому многие склоняются к выбору недорогой, так называемой "коробочной" программы: даже если и ошибешься, то не так много потеряешь. "Коробочные" программы рассчитаны на массовый тираж (отсюда их дешевизна и усредненность) и продаются в больших красочных коробках, откуда и пошло их название. Казалось бы, вариант привлекательный, если бы не одно "но": программы такого класса рассчитаны на массовый тираж и реализуют усредненную технологию бизнеса. Кроме того, они часто не обладают достаточной надежностью и не приспособлены к хранению и обработке больших объемов данных. В результате через некоторое время вам придется систему заменить.

Отдавая за программу круглую сумму, неправильно считать эти затраты бесполезными: взамен вы обязательно получите главное - надежность и информацию для принятия решений. Если автоматизация магазина проведена грамотно, вы будете знать сумму своих оборотных средств и размер задолженностей поставщикам с точностью до рубля, а состояние своих запасов с точностью до единицы хранения, не будут тайной для вас наиболее продаваемые товары, самые "горячие" для торговли часы и оптимальный ассортимент.

"Коробочные" программы годятся для небольших предприятий, которым проще перестроить свою работу, чем изыскать дополнительные средства. Крупным, динамично развивающимся компаниям стоит не считать затраты, а оценивать эффективность инвестиций в технологии. Сформулируйте для себя, что вы хотите получить от информационной системы и сравните это с тем, что скажут вам разработчики программных систем.

Кроме того, обратите внимание на то, обладает ли выбранная вами программная система достаточной гибкостью и встроенными возможностями развития. Тогда и ошибку в формулировании требований можно будет исправить, а не начинать все сначала.

Источник soft-sib.ru